Γίνε πιο παραγωγικός στο γραφείο. Ποιο πράγμα πρέπει να μάθεις να διαχειρίζεσαι;
Οι ειδικοί σε θέματα παραγωγικότητας συμφωνούν πάντοτε σε ένα πράγμα που μπορεί να καταστρέψει την παραγωγικότητα σου στο γραφείο. Αυτό δεν είναι άλλο από το email.
Σύμφωνα με έρευνα που αφορά την παραγωγικότητα το 66% των συμμετεχόντων δήλωσαν ότι τσεκάρουν το email τους κάθε πρωί. Είναι το πρώτο πράγμα που κάνουν μόλις κάτσουν στο γραφείο.
Αυτό μπορεί να είναι καταστροφικό για την υπόλοιπη τους μέρα.
Το email είναι η «λίστα» όλων των άλλων για εσένα, και δεν αφορά απαραίτητα τα πράγματα που αφορούν και την δική σου λίστα δουλειών. Με απλά λόγια μπορεί να σπαταλάς τον χρόνο που είσαι φρέσκος, ξεκούραστος και με καθαρό μυαλό για να ασχοληθείς με τις δουλειές και τους σκοπούς τους υπόλοιπους.
Οι ειδικοί προτείνουν να απαγορεύσετε στον εαυτό σας να κάνετε αυτό το πράγμα μόλις μπείτε στο γραφείο. Αφιερώστε χρόνο για τα δικά σας αμέσως. Μπορείτε να καθορίσετε κάποια ώρα αργότερα για έλεγχο των emails σας. Κατά προτίμηση το απόγευμα.
Δεν είναι μόνο τα emails που ανοίγουμε που μας κλέβουν χρόνο αλλά και αυτά που γράφουμε.
Πολλές φορές σπαταλούμε πολύ χρόνο γράφοντας ένα μεγάλο email. Αυτό μπορεί να έχει επιπτώσεις στην παραγωγικότητα μας.
Καταρχάς χάνουμε άσκοπα χρόνο να το γράψουμε. Κατά δεύτερον, οι σύντομες απαντήσεις διαβάζονται πιο γρήγορα από τις μεγάλες. Τα μακροσκελή email πολλές φορές αναβάλλονται για να διαβαστούν αργότερα από τους παραλήπτες. Αυτό σημαίνει ότι όλοι χάνουν χρόνο.
Επιπλέον δεν είναι μόνο η ποιότητα το πρόβλημα με τα emails αλλά και η ποσότητα.
Τα πολλά αδιάβαστα emails μπορούν να προκαλέσουν άγχος και καταστροφή της παραγωγικότητας μας. Πολλές φορές συζητάμε και λέμε «Έχω 252 αδιάβαστα email». Αυτό βέβαια προκαλεί άγχος και δεν ξέρουμε από πού να ξεκινήσουμε.
Όταν νιώθετε κάπως έτσι, το να καθίσετε να τα αρχειοθετήσετε σε φακέλους μπορεί να σας βοηθήσει κάπως. Θα βάλετε προτεραιότητες και θα νιώσετε πιο άνετοι με την κατάσταση. Θα αποκτήσετε καλύτερο έλεγχο.
Το email είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για τους σύγχρονους επαγγελματίες και είναι δύσκολο να δουλεύει κάποιος χωρίς αυτό. Καλό θα είναι να το χρησιμοποιούμε υπέρ μας και κυρίως για να είμαστε πιο παραγωγικοί.
Μερικές συμβουλές παραγωγικότητας σχετικά με το email είναι:
- Μην μπαίνετε σε μεγάλες συζητήσεις σε emails και groups με απαντήσεις πάνω σε απαντήσεις. Μπορεί να μην τελειώσουν ποτέ.
- Πείτε τα από το τηλέφωνο όποτε είναι δυνατόν.
- Χρησιμοποιείστε φίλτρα και κατηγοριοποίηση όπου μπορείτε στο email σας.
- Μειώστε ή περιορίστε τον χρόνο που κοιτάζετε το inbox σας σε κάποιες ώρες της ημέρας.
- Κατά προτίμηση πριν το μεσημέρι ή το απόγευμα.
Μπορεί να σας ενδιαφέρουν επίσης.
Πως η επιχείρηση σας θα δουλεύει σας μια ομάδα πρωταθλητών.
