Συμβουλες και στρατηγικη

Η αρχή του Παρέτο είναι μια κοινά αποδεκτή αλήθεια η οποία μας βοηθά να συγκεντρώσουμε τις προσπάθειες μας στα πιο σημαντικά πράγματα. Η λογική της αρχής του Παρέτο έχει ως εξής:  Το 80% των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνουμε προέρχονται από μόλις το 20% των προσπαθειών που καταβάλουμε καθημερινά. Με απλά λόγια, περίπου το 20% της πελατείας σας αναλογεί στο 80% των εσόδων σας. Παρομοίως, το 20% των καθημερινών σας εργασιών αποτελεί το πιο σημαντικό μέρος της δουλειά σας και των πιο σημαντικών σας πελάτων και έργων. Το υπόλοιπο 80% των καθημερινών σας εργασιών αποτελούν δευτερεύων εργασίες, με όχι και τόσο σημαντικά αποτελέσματα. Τα οποία όμως είναι και αυτά αναγκαία.

Αν λοιπόν ενεργοποιήσετε όλη σας την προσοχή και συγκέντρωση σε αυτό το σημαντικό 20%  θα πετύχετε καλύτερη χρήση του χρόνου σας. Εφόσον λοιπόν ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες μπορείτε να δουλέψετε στο υπόλοιπο 80% ή ακόμα και να μοιράσετε κάποιές από αυτές στους υπαλλήλους ή συνεργάτες σας. Κρατήστε των εαυτό σας σε εγρήγορση κάθε φορά που ξεκινάτε μια εργασία ρωτώντας τον αν αυτή συμπεριλαμβάνετε στην ομάδα των 20% ή στην ομάδα των 80%.

Με την ίδια λογική θα πρέπει να εφαρμόζετε αυτόν τον κανόνα και σε άλλους τομείς της επιχείρησης σας. Ενδυναμώστε τις σχέσεις σας με το 20% των πελατών όπου βασίζονται τα εισοδήματα σας.

Όταν είμαστε πιεσμένοι είναι πολύ πιθανόν να μας καταβάλει η αναβλητικότητα. Αποφεύγουμε να ξεκινήσουμε μια πολύπλοκη ή μεγάλη εργασία και μας αποθαρρύνει το γεγονός ότι δεν ξέρουμε πώς να την αντιμετωπίσουμε.

Θα ήταν καλό να σταματήσετε να αναλαμβάνετε τεράστιες δουλειές. Μοιράστε λοιπόν τις εργασίες σας σε μικρότερα κομμάτια τα οποία μπορείτε να διαχειριστείτε πιο εύκολα και να τα κλείνετε ένα ένα.

Σιγουρευτείτε ότι η λίστα σας αποτελείτε από μικρές δουλίτσες που μπορείτε να κλείσετε σχετικά γρήγορα – για παράδειγμα σε διάστημα μισής ώρας. Μπορείτε ακόμα να βάλετε και χρονόμετρο ώστε να σπρώξετε τον εαυτό σας.

Το χρονόμετρο είναι μια καλή πρακτική να πείτε στον εαυτό σας ότι θα πρέπει να παραμείνει συγκεντρωμένος σε κάποια εργασία για 20 λεπτά. Θα εκπλαγείτε από τα αποτελέσματα. Μόλις λήξει ο χρόνος θα έχετε το κίνητρο και την περιέργεια να δείτε πόσα άλλα μπορείτε να κάνετε στα επόμενα 20-30 λεπτά.

Οι περισσότεροι από εμάς είμαστε πολύ καλοί σε μερικές δουλειές, και μέτριοι η λίγο καλύτεροι σε άλλα πράγματα. Η καλύτερη χρήση του χρόνου σας είναι όταν δουλεύετε στα πράγματα που είστε καλοί. Εάν λοιπόν μπορείτε να δώσετε άλλες εργασίες προς τα έξω σε άλλους συνεργάτες , μπορείτε να συγκεντρωθείτε στα πράγματα που είστε καλύτεροι. Δώστε έξω δουλειές που δεν είναι το ατού σας.

Μπορείτε να δώσετε δουλειά έξω σε συνεργάτες ή να στήσετε κάποιους αυτοματισμούς στην επιχείρηση σας. 

Τι ώρα της ημέρας έχετε την περισσότερη ενέργεια; Πότε είστε πιο δημιουργικός; Για να είστε αποτελεσματικοί και περισσότερο παραγωγικοί, θα πρέπει να μάθετε να χειρίζεστε και να κατανείμετε την ενέργεια σας σωστά. Το σώμα και το μυαλό σας έχουν το πρόγραμμα τους, βρείτε το. Όταν μπορείτε δώστε προτεραιότητα στις σημαντικές εργασίες όταν ξέρετε ότι το μυαλό σας είναι σε εγρήγορση. Για να δουλέψει όμως αυτό θα πρέπει να δημιουργήσετε κάποιου είδους ρουτίνα. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας που θα παρατηρήσετε τον ρυθμό εργασίας σας. Γνωρίζοντας πότε είναι η καλύτερη σας στιγμή της ημέρας μπορείτε να συγκεντρωθείτε στις πιο δύσκολες εργασίες σας. Φυσικά μην ξεχνάτε να κάνετε και τα διαλείμματα σας ώστε να διατηρείτε τα επίπεδα ενέργεια σας σταθερά καθ’ όλη την διάρκεια της ημέρας.

Η ικανότητα σας να είστε συγκεντρωμένοι και να τελειώνετε τις δουλειές σε σύντομο χρονικό διάστημα, είναι το κλειδί για την παραγωγικότητα σας. Έρευνες αποκάλυψαν ότι ένας τυπικός εργαζόμενος σε γραφείο, χρειάζεται περίπου 25 λεπτά για να επιστρέψει στην συγκέντρωση του μετά από μια διακοπή την ώρα που δουλεύει. Επίσης η διακοπή μειώνει την ακρίβεια στην δουλειά σας κατά 20%.

Απομονώνοντας τις παρεμβολές σώζετε από τον εαυτό σας χαμένο χρόνο. Δοκιμάστε λοιπόν να προγραμματίσετε μικρές εργασίες σε χρονοδιαγράμματα  χωρίς διακοπές και θα καταφέρετε να αφοσιωθείτε εντελώς στην δουλειά σας. Αποφύγετε να αφήσετε κάτι μισοτελειωμένο.

Βάλτε λοιπόν κάθε μέρα μερικούς στόχους και εκτελέστε τους.

Το κινητό μας είναι μια από τις πιο σημαντικές παρεμβολές που έχουμε. Ένας άνθρωπος δεν μπορεί να αφήσει το κινητό του περισσότερο από 6 λεπτά και οι περισσότεροι από εμάς ελέγχουμε το κινητό μας μέχρι και 150 φορές την ημέρα. Γι’ αυτό τον λόγο συγκεντρωθείτε μόνο σε μια οθόνη. Βρείτε τρόπο να το απομονώσετε για λίγο την ώρα που χρειάζεστε συγκέντρωση.

Πολλοί πίστευαν ότι το να κάνουμε πολλές εργασίες ταυτόχρονα (multitasking) θα μας βοηθούσε να κάνουμε περισσότερα. Ξέρουμε πλέον ότι το ανθρώπινο μυαλό δεν είναι σχεδιασμένο να συγκεντώνετε σε περισσότερες από μία δουλειές. Παρόλα αυτά πιάνουμε τους εαυτούς μας πολλές φορές να γράφουμε, να διαβάζουμε emails, να τσεκάρουμε ιστοσελίδες και να γράφουμε μηνύματα στο κινητό ταυτόχρονα, ενώ αναρωτόμαστε πως δεν κάνουμε δουλειά. Είναι καιρός λοιπόν να ξεχάσουμε το multitasking.

To monotasking λοιπόν είναι η αντίθετη πρακτική που σημαίνει ότι συγκεντρωνόμαστε σε μια εργασία κάθε φορά και τελειώνουμε μια-μια τις δουλειές μας.

Δεν είναι εύκολο να απομονώσεις όλες τις εργασίες και να αφοσιωθείς σε μια στο σύγχρονο γραφείο.

Εφαρμόζοντας όμως το monotasking μας επιτρέπει να μπούμε βαθιά σε μια εργασία και να συγκεντρωθούμε σε ένα σημαντικό ζήτημα.

Προσπαθήστε να βάλετε δύο με τέσσερις ώρες την ημέρα όπου θα συγκεντρωθείτε σε ένα σκοπό χωρίς καθόλου διακοπή. Μπορεί να σας πάρει χρόνο να αναπτύξετε αυτή την δεξιότητα-συνήθεια, αλλά στο τέλος θα καταφέρετε να δουλεύουν και τα δύο μέρη του εγκεφάλου σας συγκεντρωμένα, επιτυγχάνοντας σημαντικά αποτελέσματα στην δουλειά σας.

Κάποτε είναι ενοχλητικό όταν μια ωραία ιδέα-σκέψη έρχεται στο μυαλό σας την ώρα που είστε στην μέση μια εργασίας. Σκέφτεστε «Πρέπει να το θυμάμαι αυτό για μετά.» Και κάπως έτσι το βάζετε στο πίσω μέρος του μυαλού σας, ενώ παράλληλα προσπαθείτε να το συγκρατήσετε. 

Όπως σίγουρα θα αντιληφθήκατε μέχρι στιγμής, το να συγκρατήσετε την σκέψη σας εν ώρα εργασίας, αποτυγχάνει σχεδόν πάντοτε. Αντί αυτό, αν την καταγράψετε θα μπορείτε να την αφήσετε από το μυαλό σας. Ξέροντας ότι μπορείτε να επανέλθετε αργότερα, κλείνετε με αυτό τον τρόπο τον κύκλο της σκέψης σας. Διαφορετικά θα απασχολείτε την μνήμη σας και την ενέργεια σας να το συγκρατήσετε ή απλά θα το ξεχάσετε.

Μια καλή συνήθεια  είναι να αποθηκεύετε τις σκέψεις αυτές σε ένα σημειωματάριο ή ηλεκτρονικά ή όπως αλλιώς σας βολεύει. Κάπως όλες σας οι σκέψεις και ιδέες που σας κατεβαίνουν, μικρές δουλίτσες που πρέπει να γίνουν , θα αποθηκεύονται (η καταγράφονται) κάπου ώστε να μπορείτε να επανέλθετε χωρίς να  ξεχνάτε κάτι. Ακόμα και οι μικρές σας υποχρεώσεις μπορούν να καταγράφονται εκεί μέσα.

Το μόνο που πρέπει να θυμάστε είναι να ελέγχετε αυτό το αρχείο καθημερινά.

Είναι σχεδόν αδύνατο να είστε σούπερ-αποδοτικοί εάν νιώθετε κουρασμένοι, πεινασμένοι ή γενικά καταβεβλημένοι. Είναι σημαντικό να συνεχίζουμε προσέχουμε τον εαυτό μας ακόμα και αν νιώθουμε καταβεβλημένοι από την δουλειά μας. Δεν είμαστε μηχανές, χρειαζόμαστε ξεκούραση, φαγητό και καθαρό μυαλό για να έχουμε καλή απόδοση. Αυτό σημαίνει λιγότερα φαγητά σκουπίδια, περισσότερα  υγιεινά φαγητά και σνάκς, ενυδάτωση και λιγότερη καφεΐνη. Τέλος, σίγουρα ξεκούραση και 7-8 ώρες ύπνου. Η γυμναστική βοηθά επίσης να διατηρούμε καθαρό μυαλό, ειδικά αν γίνεται σαν ένα διάλειμμα από την εργασία μας.

Κλέψετε μερικά λεπτά για λίγες βαθιές ανάσες, διαλογισμό και θα σας βοηθήσει να καθαρίσετε το μυαλό σας. Επίσης μια βόλτα έξω πάντα βοηθά αποδεδειγμένα. Αλλάξετε λίγο περιβάλλον και βγείτε έξω από το γραφείο για μια μικρή επανεκκίνηση του μυαλού σας.