Διαχείριση χρόνου στην δουλειά. Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνουμε.
Νιώθετε ότι δουλεύτε πάρα πολύ και ποτέ δεν είναι αρκετό; Νιώθετε ότι ποτέ δεν προλαμβάνετε αυτά που θέλετε; Δεν είστε οι μόνοι φυσικά. Είναι ένα θέμα που παλεύουν καθημερινά πολλοί επιχειρηματίες, διευθυντές αλλά και αυτοεργοδοτούμενοι.
Πολλές φορές χρησιμοποιούμε τεχνικές διαχείρισης του χρόνου μας αλλά κάνουμε τα πράγματα πολύ χειρότερα.
Αποφύγετε λοιπόν τα πιο κάτω λάθη διαχείρισης του χρόνου που οποιοσδήποτε μπορεί να κάνει.
Παραδεχτείτε πρώτα ότι έχετε πρόβλημα διαχείρισης του χρόνου σας.
Πολλές φορές λέμε « Αν είχα ακόμα λίγο χρόνο, αν είχα ακόμα λίγη ώρα θα προλάβαινα να το κάνω και αυτό» κλπ. Δεν μπορούμε βέβαια να έχουμε περισσότερες από 24 ώρες την ημέρα οπότε γιατί να σπαταλούμε την ψυχική ενέργεια μας για να παραπονιόμαστε.
Τα παράπονα δεν πρόκειται να δημιουργήσουν περισσότερο χρόνο παρα μόνο θα μας κάνουν να νιώσουμε λίγο καλύτερα για μια στιγμή. Αυτό η συνήθεια μας αποτρέπει να αντιμετωπίσουμε την πραγματικότητα. Ότι δηλαδή κάτι κάνουμε λάθος.
Παραδεχτείτε λοιπόν ότι κάτι κάνετε λάθος και συγκεντρωθείτε στο να βρείτε τρόπους να το αντιμετωπίσετε.
Μην αμελείτε να προγραμματίσετε την μέρα σας.
Είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την μέρα σας για περισσότερη αποτελεσματικότητα. Δεν χρειάζεται να ξέρετε τι κάνετε λεπτό προς λεπτό, αλλά είναι καλά να βάλετε τους (εφικτούς) στόχους της ημέρας με σειρά προτεραιότητας.
Η προετοιμασία για κάτι τέτοιο είναι το παν. Αφιερώστε λίγο χρόνο το βράδυ για να οργανώσετε τις σκέψεις σας, να γράψετε το πρόγραμμα σας, να ετοιμάσετε τα γεύματα σας και γενικά να κάνετε μια ανασκόπηση για τις εργασίες σας. Φτιάξτε μια λίστα, θα σας κάνει καλό αν δεν το κάνετε.
Μην αφήνετε τα κατεπείγων να επισκιάσουν τα σημαντικά πράγματα.
Ο σωστός διαχωρισμός των επείγον εργασιών από τις σημαντικές είναι κάτι που όλοι πρέπει να μάθουν να τον εαυτό τους να κάνει. Πως μπορείτε για παράδειγμα να λύσετε ένα σημαντικό εταιρικό πρόβλημα στον δρόμο σας για ένα καθοριστικό ραντεβού;
Χρησιμοποιήστε την μέθοδο του Eisenhower ( Eisenhower matrix ) για να βάλετε σε σειρά προτεραιότητας τις εργασίες σας. Βάλτε όλες τις εργασίες σε ένα από τα τέσσερα κουτιά σύμφωνα με την μέθοδο.
Εργασίες που πρέπει να γίνουν πρώτα.
Εδώ βάλτε τις ευθύνες που έχετε και τις εργασίες που πρέπει να γίνουν την ίδια μέρα ή την επομένη.
Εργασίες σε πρόγραμμα.
Εδώ βάλτε τις εργασίες που είναι σημαντικές αλλά όχι επείγον. Καθορίστε τις στο ημερολόγιο-πρόγραμμα σας.
Εργασίες για να αναθέσετε.
Αν υπάρχουν δουλειές που δεν είναι τόσο σημαντικές, μπορείτε ίσως να τις αναθέσετε σε κάποιον άλλο. Έτσι ελευθερώνετε χρόνο και αφοσιώνεστε στα σημαντικά.
Εργασίες που δεν χρειάζεται να κάνετε καθόλου.
Ποιες εργασίες δεν είναι ούτε επείγον ούτε σημαντικές; Μπορείτε είτε να τις διαγράψετε εντελώς από την λίστα σας είτε να τις βάλετε στην άκρη και να τις δείτε όταν μπορέσετε σε κάποια στιγμή στο μέλλον. Μην πιεστείτε για αυτές.
Λανθασμένες αναθέσεις εργασιών.
Οι επιχειρηματίες είναι περήφανοι επειδή νιώθουν και είναι πολλές φορές «οι παίκτες για όλες τις θέσεις» στην εταιρεία τους. Δεν χρειάζεται όμως και δεν είναι καν πρακτικό να είστε αναμειγμένοι παντού. Μπορείτε να γνωρίζετε καλά τί τρέχει σε κάθε τμήμα αλλά να αφήσετε το εγώ σας πίσω και να αναθέσετε την κάθε εργασία στον ανάλογο συνεργάτη- υπάλληλο.
Αν δεν έχετε υπαλλήλους μπορείτε να το αναθέσετε σε εξωτερικό συνεργάτη ή ελεύθερο επαγγελματία. Μπορείτε πλέον να προσλάβετε προσωπικό βοηθό, ή social media manager, blogger κλπ. Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες που μπορείτε να μισθώσετε προς τα έξω και να σας ελευθερώσουν τα χέρια σας.
Μην είστε τόσο τελειομανείς.
Όλοι μας θέλουμε να παραδίδουμε τέλεια δουλειά και να είναι όλα όπως τα φανταστήκαμε. Το να στοχεύουμε πάντα και σε όλα την τελειότητα δεν είναι ρεαλιστικό. Δεν μπορούν να είναι όλα τέλεια. Αφοσιωθείτε στα σημαντικά. Βάζοντας πίεση στον εαυτό μας για να γίνει μια δουλειά τέλεια καταλήγουμε να μεταφέρουμε πίεση και άγχος και στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας μας και αυτό δεν βοηθά κανένα.
Βάλτε ψηλά τον πήχη αλλά μην κολλάτε. Ένα κλασσικό παράδειγμα τελειομανή ήταν ο Steve Jobs. Η τελειομανία του τον οδήγησε να φτιάξει μερικά από τα πιο σπουδαία προϊόντα στον χώρο αλλά πολλά από αυτά χρειάστηκαν πολλούς μήνες για να βγουν και πολλές είναι οι ιστορίες που λένε για τις εντάσεις και τις πιέσεις που υπήρχαν στην ομάδα του.
Ως επιχειρηματίας θα γνωρίζετε ότι δεν είναι εύκολο να συντηρείτε σε μια εταιρεία ένα προϊόν ή υπηρεσία που κατασκευάζεται για πάντα. Όχι μόνο χάνετε χρήματα αλλά κινδυνεύετε να σας προλάβει ο ανταγωνισμός. Όλα με μέτρο λοιπόν. Καλά προϊόντα και σε καλό χρονικό πλαίσιο.
Λανθασμένοι υπολογισμοί του χρόνου μας.
Πολλές φορές υπολογίζουμε εντελώς λάθος τον χρόνο που χρειαζόμαστε για μια εργασία. Υπολογίζουμε ότι κάτι θα μας πάρει μια ώρα και καταλήγουμε να δουλεύουμε δύο ώρες. Κάποιες φορές μπορεί να ισχύει και το αντίθετο. Σε κάθε περίπτωση, μπορεί να μας αναστατώσει το πρόγραμμα μας.
Δεν είναι απλό να προσδιορίσουμε τον χρόνο που θα πάρει το κάθε τί αλλά συνήθως παίρνει περισσότερο χρόνο από ότι υπολογίζουμε.
Μια καλή ιδέα για να είναι να καταγράφετε τον χρόνο που χρειάζεστε για κάθε εργασία σας ώστε να έχετε μια άποψη για το μέλλον και να μπορείτε να προγραμματίζεστε.
Οργανώστε τον χώρο σας, το γραφείο σας.
Είναι πολύ σημαντικό για την παραγωγικότητα μας να είμαστε οργανωμένοι.
Το γραφείο μας είναι καλό να είναι συγυρισμένο και με όσο πιο λίγα πράγματα που μπορεί να μας αποσπούν την προσοχή μας.
Επίσης μια άλλη καλή συνήθεια για να υιοθετήσετε είναι να βάζετε το κάθε τί στην θέση του αφού το χρησιμοποιήσετε. Με αυτό το τρόπο θα έχετε ένα χώρο εργασίας καθαρό και πάντα θα είναι εύκολο να βρίσκετε τα πράγματα που ψάχνετε. Με αυτό τον τρόπο θα γλυτώνετε χρόνο, θα είστε πιο συγκεντρωμένοι και αποδοτικοί. Μπορεί να είναι κάτι πολύ απλό αλλά αν γίνει μια συνήθεια μια δυο φορές την βδομάδα θα σας κάνει την ζωή πιο εύκολη.
Κλείνοντας θα λέγαμε πως δεν είναι τόσο απλό να βρείτε το απόλυτο σύστημα διαχείρισης του χρόνου σας. Το κάθε πράγμα δουλεύει διαφορετικά για κάθε άτομο. Πειραματιστείτε με τις πιο πάνω τεχνικές μέχρι να βρείτε τι δουλεύει και τί όχι για την περίπτωση σας. Μπορεί να σας πάρει λίγο χρόνο αλλά στο τέλος θα βρείτε μερικούς τρόπους να ελέγξετε την αιώνια μάχη σας με τον χρόνο.
Πηγή. entrepreneur.com (John Rampton)
