9 συμβουλές για ανάθεση καθηκόντων στην δουλειά σου.

Οι έξυπνοι επιχειρηματίες μαθαίνουν γρήγορα ότι δεν μπορούν να χειριστούν τα πάντα μόνοι τους. Μάθετε πώς μπορείτε να αναθέσετε εργασίες αποτελεσματικά με αυτές τις συμβουλές.

Για οποιονδήποτε επιχειρηματία, ειδικά όταν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, υπάρχει κίνδυνος να χειριστείτε οποιαδήποτε εργασία έχετε εσείς ήδη αναθέσει σε κάποιον άλλο.

Εάν θέλετε να διατηρήσετε υπό έλεγχο οποιαδήποτε κατάσταση, ίσως χρειαστεί να βελτιώσετε τις δεξιότητες ανάθεσης των εργασιών αυτών.

Η ανάθεση καθηκόντων παρέχει την ευκαιρία στους ανθρώπους να αναλαμβάνουν ευθύνες, με αποτέλεσμα να νιώθουν χρήσιμοι και γεμάτοι αυτοπεποίθηση. Παρέχει στους επιχειρηματίες την ευκαιρία να μειώσουν το άγχος τους μοιράζοντας τη δουλειά και τις ευθύνες μεταξύ της ομάδας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη βελτίωση της ανάθεσης των εργασιών με στόχο την πιο ομαλή ανάπτυξη της επιχείρησής σας:

1. Γνωρίστε τον άνθρωπο με τον οποίο δουλεύετε μαζί.

Αν έχετε μια νέα ομάδα, γνωρίστε την, κατανοήστε την εργασιακή ηθική, τους κανόνες δέσμευσης, τα κουσούρια και την ιδανική προσέγγιση για επικοινωνία, ώστε να μπορέσετε να να εκτιμήσετε τον τρόπο που δουλεύουν. Αντιμετωπίστε τις ανησυχίες και τις προκλήσεις τους. Αυτά τα μικρά βήματα μπορούν να αποδώσουν μακροπρόθεσμα.

2. Μοιραστείτε το όραμα σας.

Να είστε ξεκάθαροι για το όραμα και την αποστολή σας και να το μοιραστείτε με την ομάδα σας. Εάν καταλάβουν την κατεύθυνση της ομάδας και τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν, είναι πιο πιθανόν να  αρχίσουν να σκέφτονται πώς μπορούν να συνεισφέρουν.

3. Ζητήστε υποστήριξη.

Μιά καλή προσέγγιση είναι να τους θυμίζετε ότι η επιτυχία σας επιτυγχάνεται μόνο μέσω της δικής τους - θα πρέπει να το εννοείτε και η ομάδα σας να είναι ενημερωμένη ότι λειτουργείτε ακριβώς έτσι. Δεν υπάρχει χώρος για ανασφάλεια ή παιχνίδι, εάν θέλετε να είστε αποτελεσματικός ηγέτης. Εάν μπορούν να δουν την ευάλωτη πλευρά σας, τα λάθη σας και πως δεν είστε τέλειοι και δεν έχετε όλες τις απαντήσεις, θα γνωρίζουν ότι εκτιμάτε τις συμβουλές, τις γνώσεις και την εμπειρία τους κατά την επίλυση προβλημάτων. Τελικά, θα εισπράξουν τον σεβασμό που τους δείχνετε και θα αισθανθούν πολύτιμοι.

4. Μοιραστείτε και αναπτύξτε δεξιότητες.

Η ανάθεση καθηκόντων σε όλη την ομάδα θα τους αναβαθμίσει και θα διασφαλίσει ότι κανείς, όταν επιστρέφει από διακοπές ή άλλη απουσία, δε θα έχει να αντιμετωπίσει μεγάλο φόρτο εργασίας - καθώς θα έχει απορροφηθεί από την ομάδα. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα αρμονικό ομαδικό εργασιακό περιβάλλον όπου ο καθένας θα βοηθάει τον άλλο. Με αυτήν τη νοοτροπία, οι άνθρωποι πρέπει να είναι έτοιμοι να αναλάβουν άλλες πρωτοβουλίες για να βοηθήσουν.

5. Δώστε χρήσιμα σχόλια.

Εάν δεν μπορείτε να δώσετε χρήσιμα σχόλια, θα είναι πολύ δύσκολο για εσάς η ανάθεση εργασιών την επόμενη φορά. Πρέπει να τους δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα για το πού ήταν βοηθητικοί και πρακτικοί.

Εάν τα πράγματα δεν πήγαν τόσο καλά, βοηθήστε τους να αντιληφθούν τα λάθη τους και να διορθώσουν τις αστοχίες τους. Ανταμείψτε τους, με ουσιαστικό τρόπο, για τις προσπάθειές τους.

6. Ενθαρρύνετε τις ιδέες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια κουλτούρα επίλυσης προβλημάτων με το να είστε προσιτοί και συνεργάσιμοι. Εάν δεν θέλετε οι άνθρωποι να σας φέρνουν συνεχώς προβλήματα προς επίλυση - ζητήστε από την ομάδα σας να σας φέρει λύσεις και ιδέες. Πιθανότατα θα αισθάνονται υπεύθυνοι να προσπαθήσουν να καταλάβουν πώς να διορθώσουν τα πράγματα προτού σας πλησιάσουν για έγκριση; αποθαρρύνοντας έτσι τη γκρίνια για προβλήματα που αναμένουν από εσάς να λύσετε.

Εάν ένα μέλος της ομάδας εμφανίσει μια καλή ιδέα, ζητήστε του να την αναλάβει και εσείς να τον βοηθήσετε ως σύμβουλος (ώστε να μην αισθανθεί ευάλωτος). Αυτό θα αναπτερώσει το ηθικό και θα τον κάνει να νιώσει πως αξίζει τον σεβασμό σας.

7. Να είστε συγκεκριμένοι και να ρωτήσετε «γιατί» πριν το «πώς».

Οι άνθρωποι δεν είναι ρομπότ - πρέπει να καταλάβουν γιατί πρέπει να γίνει μια εργασία για να κατανοήσουν την αξία της προσφοράς τους. Μόνο τότε θα είναι σε θέση να απορροφήσουν την πολιτική και τις διαδικασίες της επιχείρησης σας για επιτυχημένα αποτελέσματα.

Κατά την παράδοση οδηγιών για μια εργασία να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα. Περιγράψτε με σαφήνεια τις γραμμές υπευθυνότητας, ευθύνης και εξουσίας. Να είστε πολύ σαφείς σχετικά με τα σημεία επαφής / τα ορόσημα και τις προθεσμίες - κάντε τες να ξεχωρίζουν. Οργανώστε μια κριτική μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, ώστε να μπορείτε να δώσετε σχόλια. Μην μπείτε στον πειρασμό να επικεντρωθείτε στο πώς έφτασαν εκεί - εστιάστε στα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν.

8. Στοχεύστε στα δυνατά τους σημεία.

Η γνωριμία με την ομάδα σας, θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε αμοιβαία σχέση, εμπιστοσύνη και σεβασμό. Αυτά είναι τα πράγματα που σας βοηθούν να αποφασίσετε σε ποιον θα αναθέσετε το κάθε τι, καθώς θα ξέρετε εάν είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν ή εάν είναι υπερβολικά πιεσμένοι. Αφιερώστε χρόνο για να μάθετε πώς τους αρέσει να ανταμείβονται και γιατί έρχονται στη δουλειά κάθε μέρα - τότε θα καταλάβετε ποιες λέξεις πρέπει να επιλέξετε όταν θέλετε να γίνετε πειστικοί και ενθαρρυντικοί για αυτούς. Είναι σημαντικό να γνωρίσετε τους περιορισμούς των υπαλλήλων σας, ώστε να μπορείτε να τους πιέσετε χωρίς να τους “πνίξετε” στις ευθύνες.

9. Βελτιώστε την αυτογνωσία σας.

Ως επιχειρηματίας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τον αντίκτυπό σας στους άλλους. Θα βελτιώσει την ικανότητά σας να μεταβιβάζετε αποτελεσματικά τις ιδέες και τα θέλω σας, αλλά και την πολύ χρήσιμη δεξιότητα του να ακούς τον συνομιλητή σου. Το να ακούσετε τις επιθυμίες της ομάδας σας θα τους κάνει να νιώσουν μεγαλύτερη ασφάλεια. Ζητήστε σχόλια από τους συνεργάτες σας και απαντήστε σε αυτά αν μπορείτε, ώστε να γνωρίζουν ότι τους προσέχετε και έχετε τη διάθεση να προσαρμοστείτε.

Ως επιχειρηματίας, ο ρόλος σας είναι να ηγηθείτε μια ομάδα καθώς χτίζετε την επιχείρηση σας. Δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα, οπότε η εκμάθηση σχετικά με την ομάδα σας και η ανάθεση καθηκόντων μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την εξάντληση και να επιτύχετε πιο γρήγορα τους στόχους σας.